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Aujourd’hui, le numérique responsable est encore bien souvent flou dans l’esprit des collaborateurs, entreprises et collectivités. Si bien qu’il en est souvent réduit à quelques actions ponctuelles et éparses, sans réelle stratégie. Et c’est bien dommage, car le numérique responsable est une véritable opportunité de transformation vertueuse.
Pour y remédier, la conception d’une charte numérique responsable est un très bon point de départ structurant. La charte permet de s’ancrer dans des premières étapes responsables, de formaliser les engagements que l’organisation compte tenir en matière de numérique responsable et de définir les grandes guidelines directrices de la stratégie de l’organisation. C’est un outil stratégique puissant qui permet de poser les bases d’un premier travail constructif. Dans cet article, retrouvez les étapes et conseils clés pour concevoir une charte numérique responsable impactante.
Avant de commencer la conception, revenons sur les raisons essentielles pour lesquelles concevoir une charte numérique responsable est intéressant pour votre organisation. Ces éléments vous permettront notamment d’appuyer votre projet numérique responsable en interne et de convaincre la gouvernance.
Voici donc quelques éléments pour illustrer l’importance de concevoir une charte numérique responsable :
Définir un cadre et un périmètre précis est primordial pour concevoir une charte numérique responsable réalisable et qui fait sens. Voici les principaux éléments auxquels vous devez penser pour cadrer votre charte numérique responsable :
Maintenant que votre projet est cadré dans les grandes lignes, commençons à faire l’état des lieux des solutions.
Lors de cette étape, vous allez chercher l’ensemble des solutions numériques responsables et bonnes pratiques existantes.
Vous pouvez faire appel à un consultant pour vous aider dans cette étape et être sûr de ne pas passer à côté d’actions clés.
Si vous n’avez pas le budget pour vous aider dans cette étape, vous pouvez consulter les guides et référentiels existants. Green My Work a rédigé un article avec les liens vers les principaux référentiels du secteur : cliquez ici pour consulter l’article.
Vous pouvez également vous appuyer sur la charte numérique responsable de l’Institut du Numérique Responsable. Il est recommandé de penser à vos KPI dès cette étape également pour les faire valider lors de l’étape suivante.
Cette étape consiste à faire valider vos idées d’actions par les personnes clés qui vous aideront à poser vos engagements et actions. Ces personnes ont vocation à vous aiguiller sur ce qui est concrètement réalisable dans l’organisation. Il s’agit notamment des fonctions supports suivantes : DSI, RSE, Achats, RH, Codir et Communication. Il est primordial d’intégrer dès le début des référents par service/entité clé. Ils vous aideront à estimer le ROI, la faisabilité et la pertinence des actions que vous avez envisagées.
De plus, ces personnes clés seront également d’excellents relais lors de la phase de communication et aideront à garantir l’adhésion des collaborateurs. Cette étape d’embarquement des services est l’une des plus importantes.
Une fois les réunions avec les parties prenantes effectuées, vous avez normalement des idées plus précises des actions et piliers du numérique responsable que vous allez pouvoir adresser.
Lors de cette étape, vous devez prendre du recul sur les actions que vous souhaitez mettre en place, pour les hiérarchiser et les prioriser intelligemment dans une roadmap et un futur plan d’actions. Pour ce faire, plusieurs méthodes s’offrent à vous.
La méthode la plus classique est la suivante : pilier → objectifs → actions
L’objectif de cette étape est donc de structurer vos objectifs et actions par pilier. Voici un exemple de piliers/thématiques pour classer vos actions :
Ensuite, reformulez vos engagements dans vos thématiques : Détaillez les objectifs et actions afin qu’ils soient clairs, compréhensibles et communicables pour tous. Le wording est très important dans cette étape et à ne pas négliger pour que la charte soit efficace.
Pour terminer, intégrez les KPIs identifiés préalablement pour vos actions et faites de votre charte un support lisible, clair et attractif.
Lors de cette étape, vous allez chercher la validation des différentes parties prenantes avant le lancement de votre communication : gouvernance et référents clés doivent valider le contenu et le support.
Mettez ensuite en place un plan de communication interne et externe pour votre charte numérique responsable. Pour plus de conseils sur cette étape, rendez-vous à la partie suivante.
Vous pouvez également, si vos engagements sont en adéquation avec ceux de la charte du numérique responsable de l’Institut du Numérique Responsable, aller plus loin en signant la charte INR en ligne. Cela est gratuit et permet un premier pas officiel.
Nous l’avons vu précédemment, réussir sa communication est déterminant pour lui attribuer tout le poids et la visibilité qu’elle nécessite et être transformée en un outil puissant.
Voici quelques conseils pour communiquer de manière efficace sur votre charte numérique responsable sans oublier d’être sobre.
Tout d’abord, créez un événement interne de lancement, de type webinaire, pour une meilleure visibilité et expliquer le contexte de la charte et ses détails aux collaborateurs.
Créez également un kit de communication digitale complet pour la rendre visible et accessible : en home page depuis l’intranet pendant plusieurs semaines, emailing, réseaux sociaux de l’entreprise, impression : une communication multicanale mais raisonnable en termes de quantité et de flux.
Il s’agit de communiquer au bon moment, capitaliser sur des moments clés, mais ne pas inonder vos collaborateurs de communications pour autant. Cela n’est pas une pratique éco-responsable, soyez sobres et efficaces, à l’image de la dynamique que vous voulez déployer. Pensez également à communiquer une adresse email ou un groupe sur les réseaux sociaux pour répondre aux questions et doutes des collaborateurs sur le sujet.
Vous pouvez également rendre la charte visible en l’adaptant en infographie affichée sur le lieu de travail des collaborateurs. Les repères visuels sont très importants pour ancrer les bonnes pratiques.
Pensez également à intégrer la charte numérique responsable à l’onboarding des collaborateurs et livrets d’intégration.
Rapprochez-vous de votre service communication, tout en gardant à l’esprit de communiquer de manière responsable sur votre charte. En somme, vos premiers pas responsables concrets.
Pour terminer, voici quelques conseils pour réussir votre charte numérique responsable :
Ainsi, pour bien concevoir votre charte numérique responsable, il faut bien tenir compte notamment des éléments suivants :
La charte numérique responsable n’est donc pas un document de plus : c’est un outil stratégique, fédérateur et opérationnel. Bien conçue, elle permet de transformer des idées en actions concrètes. C’est aussi un levier de culture et de mobilisation en interne, pour embarquer durablement les équipes. Effectivement, en démarrant par une charte, vous posez les fondations d’une transformation numérique plus sobre, plus inclusive, et alignée avec vos engagements RSE. Pour obtenir davantage de conseils pratiques, n’hésitez pas à contacter Green My Work sur le sujet, nous nous ferons un plaisir de répondre aux premières questions ou points de blocage que vous pouvez rencontrer.
À propos de l’auteur
Green My Work est un cabinet indépendant de conseil en stratégie pour un Numérique plus Responsable. Green My Work accompagne ses clients dans le pilotage de leur stratégie via des sessions de conseil thématiques. Pour en savoir plus sur le cabinet, consultez la page des offres.
